Highlight
หากพูดถึงประสิทธิภาพการทำงาน แน่นอนว่า การที่คุณทำงานหนักตลอดทั้งวันหรือเพิ่มปริมาณงานของตนเองให้มากเข้าไว้ ย่อมไม่ใช่คำตอบของประสิทธิภาพการทำงาน เพราะการทำงานเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดนั้น จะต้องประกอบด้วยการจัดการหน้าที่ความรับผิดชอบในงานของตนเองให้สามารถผลิตผลงานหรือชิ้นงานที่มีคุณภาพที่ดี
ก่อนที่เราจะพาคุณไปเปิดเคล็ดลับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ทุกคนรู้ไหมคะว่า ประสิทธิภาพการทำงาน จริง ๆ แล้วคืออะไร? ให้เวลาคุณคิด 1 นาที….
เรามาเฉลยกันเลย! ประสิทธิภาพการทำงาน คือ การบริหารงานรูปแบบหนึ่งที่สามารถสร้างผลงานออกมาได้ด้วยการใช้ระยะเวลาในการทำงานที่น้อยที่สุด แต่ได้ผลงานมีคุณภาพมากที่สุด และสูญเสียพลังจากการทำงานน้อยที่สุดนั่นเอง ซึ่งผลงานที่ได้นั้น จะต้องถูกต้องและเป็นไปตามวัตถุประสงค์ เป้าหมายขององค์กร และสามารถรักษาสมดุลระหว่างปริมาณงานและระยะเวลาในการทำงานไม่ให้มากเกินไปหรือน้อยเกินไป เพียงเท่านี้ก็จะช่วยให้เส้นทางของการทำงานไม่ยุ่งเหยิงและสามารถปฏิบัติงานได้อย่างสบายใจ
แล้วเราจะทำอย่างไรล่ะ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานได้ดีเยี่ยม วันนี้ 4LifelongLearning เรามี 5 เคล็ดลับ ที่ปฏิบัติตามง่าย ๆ ก็ได้พัฒนาทักษะการทำงานของตนเอง ตามไปดูกันเลยค่ะ
1. การวางแผนจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานเพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่ดี
ในการสร้างประสิทธิภาพการทำงาน เริ่มต้นจากการวางแผนที่ดี คุณจะต้องตั้งเป้าหมายการทำงานให้ตอบโจทย์และเป็นไปในทิศทางเดียวกันกับจุดประสงค์ที่คุณต้องการสร้างผลงานของคุณ ซึ่งการวางแผนงานจะถูกแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ ได้แก่
1.1 การวางแผนงานระยะสั้น
คือการวางแผนงานในแต่ละวันทำงานอย่างละเอียด ออกแบบระยะเวลาการทำงานรายชั่วโมง เช่น หากคุณเป็นนักสื่อสารการตลาด คุณจะกำหนดว่า ในช่วงเช้าที่สมองยังโลดแล่น จะใช้เวลาการทำงานสัก 3 ชม. เพื่อวางแผนคอนเทนต์ในแต่ละช่องทาง พอมาช่วงบ่ายสัก 4 ชม. ชิล ๆ ที่คุณจะลงมือเขียนบทความหรือสร้างคอนเทนต์เพื่อการสื่อสาร เป็นต้น
1.2 การวางแผนงานระยะยาว
คือการวางแผนงานในภาพรวมของแต่ละเดือน ไตรมาสหรือ 1 ปี ตามรูปแบบการบริหารงานของคุณ เช่น ภายใน 3 เดือนแรกของปี จะต้องสร้างการรับรู้ของแบรนด์ ดังนั้นเดือนที่ 1 คุณจะใช้เวลาการทำงานเพื่อกำหนดกลยุทธ์ ศึกษาตลาด กำหนดกลุ่มลูกค้า เดือนที่ 2 ใช้เวลาการทำงานเพื่อผลิตสื่อและเผยแพร่ เดือนที่ 3 ใช้เวลาการทำงานเพื่อสรุปผลงานที่ได้เผยแพร่ เป็นต้น
แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่า งานแบบไหนที่ควรจะต้องเลือกทำก่อนหรือทำทีหลัง เราขอให้คุณเดินไปหยิบปากกาและกระดาษมาสักหนึ่งแผ่นนะคะ และเริ่มเขียนการทำงานของคุณในแต่ละวันมีเรื่องอะไรบ้าง กำหนดส่งงานคือช่วงไหน วันที่เท่าไหร่ หากคุณลงมือเขียนการทำงานของตัวเองเรียบร้อยแล้ว คุณจะได้เห็นภาพที่ชัดเจนมากขึ้นในการจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงาน แค่นี้ก็ทำให้คุณสร้างประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างดีเยี่ยม
ทริคง่าย ๆ ในการบริหารงานตามลำดับความสำคัญ คุณสามารถสร้างตารางเวลาการทำงานของตนเองบนเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อใช้ในการเตือนความจำ ไม่ให้หลงลืมงานไหนไปได้ และถ้าหากเกิดงานแทรก หรืองานเร่งด่วน คุณจะสามารถย้อนกลับมาดูตารางการทำงานของตนเองเพื่อจัดสรรเวลาการทำงานไม่ให้ขาดตกบกพร่องได้ อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือ การพยายามทำงานให้ตรงตามตารางที่คุณกำหนดเอาไว้ อย่าผลัดวันประกันพรุ่ง เพราะมันจะทำให้การทำงานของคุณถูกเลื่อนระยะเวลาออกไป ซึ่งนำไปสู่ผลกระทบต่อชิ้นงานอื่น ๆ ที่คุณต้องรับผิดชอบ ทำให้เกิดความล่าช้าในการทำงานได้นะคะ
2. สร้างทักษะในการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีม หัวหน้างานหรือทีมอื่น ๆ
ประสิทธิภาพการทำงานจะเกิดขึ้นได้ เมื่อมีการติดต่อสื่อสารที่ดีระหว่างคุณและเพื่อนร่วมงาน เพราะในการทำงาน ไม่ว่าคุณจะอยู่ในตำแหน่งไหน หรือทำงานอะไร จะต้องมีการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานอยู่เสมอเพื่อร่วมมือกันในการสร้างผลงานให้ตรงจุดกับเป้าหมายของการทำงาน ซึ่งการติดต่อสื่อสารที่ดีระหว่างคุณและเพื่อนร่วมงาน สามารถทำได้หลายวิธี แต่ในบทความนี้ เราขอยก 2 วิธีหลัก ๆ ที่น่าสนใจมาให้ทุกคนได้ลองทำตามนะคะ นั่นก็คือ
2.1 การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในที่ประชุม
จะต้องมีการจัดระเบียบข่าวสารข้อมูลในการสื่อสารให้เป็นลำดับขั้นตอนเพื่อให้ผู้ฟังสามารถทำความเข้าใจกับสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสารได้เป็นอย่างดี และสามารถออกแบบผลงานที่มีประสิทธิภาพตรงตามแผนการที่คิดไว้ได้
2.2 การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน
หากมีการตั้งคำถาม เราสามารถทำได้ 2 รูปแบบก็คือ
- การตั้งคำถามปลายเปิด เพื่อสอบถามความคิดเห็นจากผู้ฟังให้ได้รับข้อมูลบางอย่างในหลากหลายมุมมองที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์กับการทำงานของคุณได้
- การตั้งคำถามปลายปิด เพื่อเป็นการยืนยันข้อมูลว่า สิ่งที่คุณได้ทำงานไปนั้น ดีหรือไม่ และสามารถใช้ในการเช็คความเข้าใจของผู้ฟังได้อีกด้วย
หากคุณมีการสื่อสารที่ดีในการทำงานก็จะสามารถปฏิบัติงานให้ได้ผลงานที่ดีเกินคาดเลยทีเดียว
3. พัฒนาทักษะใหม่และเรียนรู้จากความผิดพลาดในการทำงาน
เมื่อคุณได้รับบทเรียนจากการทำงานในอดีต คุณจะมองเห็นทั้งข้อดีและข้อผิดพลาดในการทำงาน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถรับรู้ว่า ควรจะพัฒนาทักษะอะไรเพิ่มเติมไหม หรือการบริหารงานของคุณ ควรปรับแก้ไขเรื่องอะไรหรือเปล่า หากคุณสามารถหาแนวทางในการปรับปรุงคุณภาพการทำงานของตนเองเพื่อให้เกิดผลงานที่ดีได้ ก็เท่ากับว่าคุณได้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแล้ว สำหรับการพัฒนาทักษะ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่แพลตฟอร์ม 4LifelongLearning ของเรา ที่จะพาคุณไปเพิ่มทักษะใหม่และอัปเกรดทักษะเดิมที่คุณมีเพื่อเพิ่มโอกาสในการทำงานของคุณให้อัปเลเวลได้อย่างก้าวกระโดด
4. ฝึกฝนการสร้างสมาธิในการทำงาน
นอกจากเราจะเตรียมความพร้อมในด้านความรู้ ความสามารถในการทำงานแล้ว สิ่งหนึ่งที่ควรเตรียมความพร้อมคือ สุขภาพร่างกายและจิตใจ เพราะในการทำงานแต่ละวันของเราจะต้องใช้พลังงานทั้งทางร่างกาย สมองและจิตใจเป็นตัวขับเคลื่อนความคิด การวิเคราะห์ และการบริหารงานด้านอื่น ๆ ดังนั้น เราควรฝึกสมาธิเพื่อให้เกิดสติ สิ่งนี้ จะช่วยให้สมองของคุณโปร่ง โล่ง สบาย ไม่ว่าจะต้องสร้างผลงานอีกกี่ชิ้น ก็จะสามารถหาทางออกหรือผลลัพธ์ในการทำงานที่ดีได้เสมอ ซึ่งการสร้างสมาธิในการทำงานนั้น ก็สามารถทำได้ดังนี้
4.1 การนอนหลับพักผ่อนอย่างน้อย 6 - 8 ชม. ต่อวัน
เพื่อให้ร่างกายและสมองของคุณได้รับการปลดปล่อยจากความตึงเครียดหรือความคิดต่าง ๆ และสามารถซ่อมแซมการทำงานของระบบภายในร่างกายให้เตรียมพร้อมรับมือกับการทำงานในวันต่อ ๆ ไปได้
4.2 การสร้างสมาธิด้วยการทำกิจกรรมยามว่างที่คุณรัก
เช่น การอ่านหนังสือ ทำงานประดิษฐ์ เลี้ยงสัตว์เลี้ยง เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเกิดการจดจ่อต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ซึ่งจะทำให้คุณฝึกจิตใจให้แข็งแกร่งพร้อมรับมือกับการทำงานได้
การฝึกสมาธิจะเป็นยาที่ดีในการช่วยทำให้คุณมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดี เพราะเมื่อสภาพร่างกายของคุณพร้อม สภาพจิตใจของคุณที่มีความสุขก็จะไม่ส่งผลให้เกิดความอ่อนล้า อ่อนเพลียในการทำงาน แถมช่วยให้คุณเกิดความกระปรี้กระเปร่าในการบริหารงานของคุณอยู่เสมอ
5. การเลือกใช้เครื่องมือในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ
เดินทางมาถึงข้อสุดท้ายในการสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่ดีแล้วนะคะ ในข้อนี้จะเป็นการแสวงหาเครื่องมือต่าง ๆ เข้ามาช่วยปรับปรุงและพัฒนาการทำงานของคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น
- Chat GPT ที่กำลังเป็นกระแสและถูกพูดถึงอย่างแพร่หลายในเรื่องของการเข้ามาเป็นตัวช่วยในการทำงานและช่วยหาแนวทางในการตอบคำถามหรือข้อสงสัยต่าง ๆ เกี่ยวกับการบริหารงาน ให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดีขึ้น
- Clickup ระบบที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบการการบริหารงานของตนเองได้จากการสร้างแผนงาน (action plan) ทำให้รับรู้ไดถึงความสำคัญในแต่ละงานและเรียงลำดับงานที่ต้องทำได้อย่างสมบูรณ์แบบ
- SimpleKPI เครื่องมือช่วยให้คุณสามารถจัดการ KPI (Key Performance Indicator) ของตนเองได้ คุณสามารถวัดคุณภาพการทำงานและการบริหารงานว่า ควรจะพัฒนาทักษะ อะไรเพิ่มเติมหรือลงมือทำงานอะไรเพิ่มเติมเพื่อตอบโจทย์การทำงานให้ตรงเป้าหมาย KPI
นอกจาก 3 เครื่องมือในการช่วยสร้างประสิทธิภาพการทำงานข้างต้นนี้แล้ว ยังมีเครื่องมืออีกหลากหลาย คุณสามารถค้นหาเครื่องมือที่ตรงกับการทำงานของตนเองได้บนโลกอินเทอร์เน็ตที่มีคลังข้อมูลมหาศาล พร้อมช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้น
หลังจากที่คุณได้ลงมือปฏิบัติตามคำแนะนำ 5 ข้อด้านบนเรียบร้อยแล้ว สิ่งเหล่านี้ จะช่วยให้คุณพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น เกิดความเชี่ยวชาญในการทำงานมากขึ้น และสุดท้ายส่งผลให้ได้ชิ้นงานหรือผลงานเป็นไปตามที่คุณคาดหวังไว้
สรุป
การทำงานของคุณจะเกิดประสิทธิภาพได้อย่างแน่นอน หากลงมือทำครบ 5 เคล็ดลับที่เรานำมาแนะนำกัน ได้แก่ 1. การวางแผนจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานเพื่อสร้างประสิทธิภาพการทำงานที่ดี 2. สร้างทักษะในการติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมทีม หัวหน้างานหรือทีมอื่น ๆ 3. พัฒนาทักษะใหม่และเรียนรู้จากความผิดพลาดในการทำงาน 4. ฝึกฝนการสร้างสมาธิในการทำงาน และ 5. การเลือกใช้เครื่องมือในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ รับรองว่าการทำงานของคุณจะเต็มไปด้วยความสุข รวมไปถึงผลงานที่ได้ก็จะเต็มไปด้วยคุณภาพเช่นกัน
